Sobre Intelligent Indexing de DocuWare
La indexación inteligente es un sistema computarizado que permite a las empresas de todos los tamaños ahorrar tiempo y recursos al eliminar el tedioso manejo de documentos y la entrada de datos. Simplemente escaneando documentos en papel, los empleados pueden permitir que las capacidades de indexación inteligente de DocuWare «lean» digitalmente el documento e identifiquen, capturen y almacenen inmediatamente la información más importante que contiene. Además, el sistema utiliza tecnología de aprendizaje automático altamente inteligente y crowdsourcing para mejorar con el tiempo en función de los comentarios humanos.
Perfecta para las empresas interesadas en beneficiarse de la eficiencia y la libertad de los sistemas de documentos sin papel, la indexación inteligente hace que la información que se encuentra en los documentos , como facturas, formularios, comprobantes de entrega y contratos , sea instantáneamente segura, archivada, accesible y digerible para los empleados. en cualquier lugar del mundo.
¿Por qué debería utilizar la indexación inteligente?
Procesar, almacenar y recuperar correctamente la información de los documentos es un componente esencial y necesario de las operaciones diarias. Las facturas y contratos de proveedores entrantes, los contratos de empleados, los documentos fiscales y el papeleo legal son todos documentos que las empresas deben administrar, compartir, procesar y almacenar.
Al incorporar la indexación inteligente en el flujo de trabajo de una empresa, los trabajadores de todos los niveles pueden experimentar beneficios inconmensurables. La capacidad de la indexación inteligente para capturar datos automáticamente permite a los empleados concentrarse en hacer crecer el negocio y mejorar las relaciones con los clientes en lugar de atascarse con la tediosa entrada manual de datos. A través de la indexación inteligente, los empleados pueden reemplazar el tiempo que antes dedicaban a ingresar, organizar y revisar documentos y datos manualmente con trabajo que realmente es beneficioso para el crecimiento de la empresa.
Con la indexación inteligente, una empresa puede:
- Indexar datos de facturas de proveedores entrantes
- Reduzca el riesgo de errores humanos a través de errores tipográficos o archivos extraviados
- Personalice la indexación de datos para reflejar mejor la cultura y el flujo de trabajo de la empresa
- Reduzca el tiempo que lleva ingresar y almacenar información
- Proporcione retroalimentación al sistema de indexación para que aprenda y funcione mejor con el tiempo
- Extraiga informes basados en datos indexados automáticamente
- Adapte fácilmente la indexación a medida que el negocio crece o cambia
¿Cómo funciona la indexación inteligente?
Las empresas pueden configurar fácilmente la indexación inteligente a través de DocuWare. Se incluye automáticamente con la licencia en la nube de DocuWare y se puede agregar como un módulo a un sistema local.
Para comenzar con el sistema de indexación inteligente de DocuWare, los empleados pueden realizar una configuración rápida creando un número ilimitado de archivadores y almacenando diálogos diseñados para digitalizar la información de un documento. El sistema de indexación inteligente de DocuWare tiene la capacidad de escanear y «leer» los muchos tipos de archivos que encuentran las empresas, por lo que los empleados pueden simplemente cargar archivos electrónicos o escanear documentos en papel para capturarlos. Los tipos de documentos pueden incluir archivos adjuntos de correo electrónico, PDF o archivos de imagen, faxes, texto XML y documentos de Word.
Una vez que un documento está listo para la indexación, un empleado puede simplemente resaltar la información que contiene y DocuWare copiará automáticamente ese texto y lo guardará con el campo apropiado para que los empleados puedan buscar y ver fácilmente los datos. En lugar de pedirle a un empleado que escriba manualmente los datos de un documento en los campos una y otra vez, los empleados simplemente pueden usar el sistema de indexación inteligente de DocuWare para copiar y archivar correctamente los datos con un clic del mouse.
A través de su tecnología de aprendizaje automático y los comentarios de los empleados, DocuWare puede escanear el texto de un documento por sí mismo e indexar automáticamente la información que reconoce. Además, la tecnología de aprendizaje automático recuerda cada documento y corrección de indexación. Por lo tanto, cada nueva captura mejora la velocidad, precisión y confiabilidad de la herramienta. A diferencia de otros sistemas de almacenamiento de documentos, la indexación inteligente de DocuWare comprende la información dentro de los documentos, lo que le permite identificar de forma autónoma los datos más importantes y colocarlos en campos de índice predeterminados.
Cómo hacer que la indexación inteligente le sirva mejor
La indexación inteligente de DocuWare viene con campos preestablecidos que acompañan a diferentes tipos de documentos, por lo que las empresas tienen una plantilla fácil de seguir que pueden comenzar a usar o personalizar de inmediato según sus necesidades, procesos y terminología interna únicos. Por ejemplo, en el caso del procesamiento de facturas de proveedores entrantes , las empresas pueden programar DocuWare para que siga su proceso de aprobación predeterminado y preferido en función de datos como los importes de las facturas, el nombre del proveedor o el tipo de proveedor. Además, los nombres de los proveedores, los montos de facturación y las direcciones se guardan de inmediato y se pueden buscar fácilmente. A partir de ahí, se pueden usar para crear informes informativos que una empresa puede usar para analizar la eficiencia y el gasto de su negocio para identificar patrones y áreas de mejora.
En lugar de copiar o escribir información incluida en documentos como facturas en software digital, los empleados pueden simplemente resaltar la información que les gustaría que DocuWare capture y seleccionar el campo apropiado para la categorización. DocuWare copiará automáticamente ese texto y lo guardará en el campo correcto para que los empleados puedan buscar y ver los datos fácilmente más tarde. También escaneará automáticamente otros documentos para buscar datos similares que también se pueden indexar en ese campo.
Con un proceso único y simple, la indexación inteligente de DocuWare marca los datos que indexa con tres colores distintos que indican qué tan seguro está de su precisión. Este método de codificación por colores permite a los empleados revisar y corregir rápidamente la captura de datos del sistema cuando sea necesario. El verde indica que el sistema ha indexado correctamente los datos y el amarillo o el rojo indican que necesitan una revisión rápida. Los empleados pueden hacer clic rápidamente en los campos de reemplazo, brindando comentarios que permiten que el sistema aprenda y mejore rápidamente.
A través de estos muchos beneficios intuitivos y sin papel, la indexación inteligente puede acelerar y mejorar enormemente el flujo de trabajo de su empresa.
La ventaja de DocuWare
La herramienta de indexación inteligente de DocuWare mejora continuamente a través de los comentarios de los empleados y la memoria de su tecnología de aprendizaje automático. Cuando se utiliza con el sistema basado en la nube de DocuWare, la herramienta también puede aprender y mejorar de forma segura y automática a través de los avances realizados en todo el mundo. Este poder combinado de retroalimentación y conocimiento disponibles automáticamente permite a las empresas experimentar mejoras continuas en sus flujos de trabajo digitales y almacenamiento de documentos, entradas de datos, categorizaciones e informes.
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