El control de las finanzas en una empresa es totalmente necesario para saber cómo están yendo los resultados, y si hay o no rentabilidad. Además, la evolución hacia una total digitalización del mercado nos obliga a disponer de ellos inmediatamente, de manera que las personas encargadas puedan tomar decisiones rápidas y contundentes en el momento adecuado. En ese sentido, las gestiones financieras en papel y con calculadora en mano (en las que algun@s profesionales aún siguen confiando…) carecen de sentido y suelen ir acompañadas habitualmente de errores.

Por ello es altamente recomendable la adopción de otro tipo de soluciones, como DocuWare. Con su potente automatización, DocuWare acaba con todas esas trabas y retrasos de los procedimientos en papel y bolígrafo. Ahora, las empresas pueden disponer de todos sus documentos de forma sencilla gracias a este software y manejar fácilmente áreas como la de RRHH o el Dpto. Financiero. En caso de éste último, conocer toda la información de forma rápida y veraz desde el principio ayuda tanto a la hora de pagar como a la hora de cobrar, lográndose una mayor velocidad en la gestión de las finanzas tal y como se explica a continuación.

Con DocuWare lograrás una mayor velocidad en tus finanzas

La integración de las finanzas de una compañía en su sistema de gestión documental puede resultar muy beneficioso por múltiples razones. Obviamente, para el funcionamiento de la empresa en general, pero también para las auditorías en temas de finanzas que puedan surgir.

La obtención instantánea de cualquier documento, o la posibilidad de vincular diferentes archivos en un mismo expediente para una rápida gestión contable, pueden ser aspectos determinantes durante una inspección, en la que es importante ofrecer una buena imagen de nuestro negocio con una búsqueda eficiente de nuestra documentación.

Asimismo, en lo que respecta a la hora de pagar y/o cobrar, hay que conocer cómo el uso de DocuWare puede optimizar la velocidad de estos procesos:

Pagos

Imaginemos todas las facturas que llegan a la oficina en formato electrónico y en papel. Ya sea escaneando la factura en papel o analizando la que está en formato electrónico (por ejemplo, adjunta en un email), el software establecerá una asociación entre cada factura y su pedido gracias a su función de indexado inteligente. De ese modo podremos rastrear cómodamente todos las operaciones de pago con mayor eficacia. Ya no será necesario acumular montañas de papeles o una bandeja de correo electrónico en la que es muy fácil perderse.

También seremos capaces de monitorizar las fechas de vencimiento y ver qué plazos han vencido y cuáles no, pudiendo recuperar facturas u otros archivos que hayan sido rechazados y reubicarlos nuevamente en el flujo de trabajo.

Esta automatización del proceso de pagos favorecerá el flujo de caja y hará que el tiempo que antes se empleaba en llevar a cabo esas tareas repetitivas (¡y en enmendar errores humanos!) ahora se utilice en trabajos que realmente aporten valor positivo a la empresa.

Cobros

Si ahora analizamos el proceso opuesto, donde la empresa tiene que cobrar por un servicio, el sistema de gestión documental también resulta de gran ayuda. Nuevamente se realiza un proceso de indexación de pedidos de servicios o productos, con las facturas correspondientes que hay que solicitar al cliente.

Igual que en el caso de los pagos, aquí también es interesante el seguimiento de expedientes. Imaginemos el caso de un cliente que tiene dudas sobre un determinado pedido y nos solicita una copia de éste. De forma inmediata, tendremos a mano toda la documentación relacionada con ese cliente, lo cual mejorará mucho la capacidad reactiva de nuestro servicio posventa, al estar archivados y accesibles todos los archivos relativos a dicha solicitud.

Así pues, tanto en procesos de pago como de cobro, la empresa funcionará de forma fluida, sin tener deudas pendientes y sabiendo exactamente qué tiene que percibir. La aplicación de DocuWare en el área de Finanzas resulta, por tanto, beneficiosa tanto para clientes como para propietarios.

Auditorías financieras, sin problemas

Como todos nuestros datos están recopilados y perfectamente ordenados, las auditorías que ponen a prueba la salud financiera de nuestro negocio resultan más sencillas y efectivas que nunca. La verificación de los resultados mejora notablemente, ofreciendo la información de una forma más clara. DocuWare permite crear carpetas digitales para los documentos, haciendo que sea más fácil acceder a esa información.

Vale la pena tener en cuenta que podemos incorporar la información antigua a la base de datos de DocuWare. Así como escaneamos e introducimos archivos en papel, podemos ir incluyendo paulatinamente el resto de facturas y recibos que tuviera la empresa antes de la implantación del software. Sobretodo en el caso de las auditorías, este aspecto es muy importante ya que nos permite acabar con el lastre de trabajos como la búsqueda y la manipulación de documentación en papel, ambas tareas especialmente tediosas.

En lo referente a la integración con nuestro sistema ERP, cabe destacar que DocuWare puede integrarse con prácticamente cualquier plataforma del mercado, algo que resulta esencial si queremos sacar provecho a las características antes descritas. Es el caso de SAP, Navision, Quickbooks, Sage o DATEV, entre otros.

En cuanto a la normativa, es importante conocer en todo momento cómo deben tratarse los documentos digitales y qué pautas deben seguirse para su correcto almacenamiento. Para ello, hay que consultar la legislación para que se cumplan todos los requerimientos legales y la auditoría pueda resultar favorable en la primera visita a la empresa.

En definitiva, DocuWare ayuda a los equipos financieros y contables a eliminar papel, automatizar tareas manuales y centrar así sus esfuerzos en proyectos que generen mayores beneficios.