Malos hábitos
Actualmente, siguen siendo muchas las empresas donde los papeles pasan por varias mesas antes de llegar a manos de la persona correcta. Ello hace que los procesos administrativos resulten lentos y confusos, surjan pérdidas de información y, en consecuencia, pueda retrasarse el pago de un proveedor o no se atienda a tiempo la reclamación de un cliente porque la documentación no se ha gestionado de manera eficiente.
La gestión documental es algo que siempre ha formado parte intrínseca del funcionamiento de cualquier oficina. Sin embargo, desde los papeles manuscritos, pasando por la máquina de escribir y hasta la actualidad, tareas como la generación, revisión, corrección, envío, recepción, clasificación, gestión y archivado de información son acciones que han resultado tan necesarias como tediosas para la persona encargada de realizarlas.
Bien, no es para menos.
Caso práctico
Si tenemos en cuenta la cantidad de documentos y archivos (ya sean de papel o electrónicos) que un usuario normal llega a gestionar en una jornada regular, es bastante normal que alguno de ellos acabe desapareciendo o no reciba el tratamiento adecuado.
Por ejemplo, supongamos que un miembro experimentado del departamento de Finanzas procesa unas 100 facturas al día, a una media de 3 minutos hasta su almacenamiento final. Además, es muy probable que algunas de ellas posean características que requieran de tiempo adicional; por ejemplo, 10 facturas a 5 minutos cada una. Así, 100 x 3 = 300 minutos/facturas “normales” + 10 x 5 = 50 minutos/facturas “con incidencias”, hacen un total de 350 minutos o, lo que es lo mismo, casi 6 horas dedicadas exclusivamente a trabajar esas 100 facturas. Si una jornada estándar son 8 horas, podría decirse que ese trabajo le ocupa prácticamente la jornada completa…
Entonces, ¿qué es realmente la gestión documental, y cómo puede afectar positivamente su implantación en la operatividad habitual de un departamento administrativo? Y de ser así, ¿qué beneficios inmediatos va a tener nuestro negocio?
ROI de la gestión documental
En el ejemplo anterior, si el departamento en cuestión trabajase con un software de gestión documental como DocuWare (que permite que el tiempo de procesamiento, almacenamiento o gestión de una factura sean aproximadamente 30 segundos), el tiempo total invertido en procesar las 100 facturas se reduciría a algo menos de 1 hora…
Por tanto, aquí encontramos uno de los enormes beneficios que nos aporta la gestión documental: el ahorro de tiempo. Si podemos liberar a nuestro personal de tareas repetitivas (a menudo tediosas) y susceptibles de error humano, podrán dedicar su talento a nuevos procesos que resulten en un mayor valor para nuestro ciclo productivo.
Obviamente, la reducción de costes será otra de las principales aportaciones de DocuWare. Al automatizar nuestro flujo de información, se elimina casi por completo la necesidad de usar papel y se acelera de forma drástica la tramitación de cualquier documento, permitiéndonos aprovechar al máximo nuestros recursos. Y no solo eso, sino que también aumenta la seguridad de esos archivos, ya que podremos restringir el acceso a usuarios autorizados y aplicar cifrado AES de nivel militar para evitar manipulaciones incorrectas y garantizar la confidencialidad de nuestros datos.
Todo ello, por supuesto, con la flexibilidad y capacidades colaborativas que nos proporciona su entorno cloud. A través de la app de DocuWare para dispositivos móviles, podremos validar una factura o un contrato desde cualquier lugar y en cualquier momento, eliminando las habituales esperas derivadas de que la persona responsable de firmar dicho documento no se encuentre físicamente en la oficina. Además, la versión online nos proporciona total protección ante posibles desastres o ataques cibernéticos, e incluye la activación de todo el paquete de funcionalidades de la plataforma.
Conclusión
Así pues, y volviendo a la pregunta de qué es la gestión documental, una definición acertada podría ser «el tratamiento digital de nuestro archivo documental y sus procesos relacionados».
Por un lado, según lo expuesto, porque la implantación de un sistema de gestión documental será provechoso para nuestro negocio a múltiples niveles. Y por otro no menos importante, porque lo habremos orientado con éxito hacia la transformación digital con el objetivo de asegurar su continuidad en el futuro inmediato.
Más info sobre la gestión documental de DocuWare aquí.